Jak se stát úspěšným poskytovatelem 3PL služeb?

RFID Competence Center – RFID v praxi
18.8.2009
Continental Matador Rubber otevřel novou halu
3.9.2009

Podle údajů z posledního průzkumu (13th Annual Third-Party Logistics Study,2008), který se každoročně provádí ve firmách působících v Evropě a USA, hodnotí až 89 % dotázaných společností velmi vysoce svůj oboustranně kvalitní vztah s poskytovateli logistických služeb. Dle respondentů z firem, které využívají takových služeb, jim tento vztah přináší přímou strategickou konkurenční výhodu. Ptáte se, proč vůbec firmy využívají nabídky poskytovatelů logistických služeb? Odpověď je nasnadě. Snaha většiny firem je, co nejvíce redukovat své náklady a zároveň zvyšovat kvalitu v oblasti interní a externí logistiky. Často je slyšet vysvětlení „my umíme vyrábět a oni umí skladovat, tak ať každý dělá, co umí”.

V posledních letech je patrný trend, kdy firmám už nestačí pouze krátkodobě šetřit, ale hledají možnosti navázání dlouhodobého strategického partnerství, které by do budoucna přineslo ještě výraznější úspory.Strategický je v tomto případě ten, který vedle vysoké úrovně svých služeb nabízí aktivní zapojení se do procesu neustálého zlepšování a do nekončícího rozvoje. Kupodivu největší rozdíly mezi poskytovateli však nejsou v oblasti logistických služeb, ale v úrovni jejich vybavenosti informačními technologiemi. Ve více jak 50% výběrových řízení v posledním roce rozhodly pokročilé řídící počítačové systémy na straně vítězů. Ten, kdo chce dnes uspět, musí být schopen okamžité výměny informací se zákazníkem, který chce být neustále informován o stavu připravenosti své zakázky, o aktuální výši svých zásob, nebo chce každý den obdržet detailní přehled o provedených skladových operacích, za které bude platit. Zákazník si vybere takového poskytovatele, který za pomoci řídících počítačových systému může garantovat svoje procesy s vyloučením lidské chyby. Nejsilnější hráči na trhu 3PL si tuto konkurenční výhodu jasně uvědomují a již investovali a stále ještě investují do rozvoje svých řídicích systémů.

3PL kontra 4PL

Pojem 3PL (Third Party Logistics) se může jednoduše vysvětlit, jako svěření dopravy, skladování, a s tím spojených činností, třetí firmě. Ta zboží, které převáží,skladuje a manipuluje, nevlastní. Pouze poskytuje služby s tím spojené a dělá to lépe než ten, kdo zboží vlastní. Rozsah takto nabízených služeb neustále roste. Vlivem rostoucí nabídky se ti nejlepší chtějí odlišovat a v této souvislosti se objevují i nové pojmy.Například poskytovatelé, kteří překročili pomyslné hranice dopravy a skladování, mají ve svých vizích uvedeno „Poskytovatel 4PL (Fourth Party Logistics)“. Obecně se dá říci, že se jedná o 3PL nové generace, 3PL plus něco navíc. To něco navíc jsou zkušenosti a schopnosti, díky kterým nejenom šetří peníze svým chlebodárcům, ale zejména je i posouvají kupředu. Myslí za ně, co by šlo dělat lépe, rychleji, efektivněji tak, aby se odstraňovala úzká místa v celém řetězci.

Rychle, bez chyb a bez zbytečných manipulací

Chtějí-li logističtí poskytovatelé vyhovět náročným požadavkům svých zákazníků, musí být schopni standardní logistické procesy nebo i služby s přidanou hodnotou (Value Added Services) provádět rychle, efektivně a bez chyb. Těchto schopností se těžko dosahuje bez podpory počítačovým systémem, systémem pro řízení skladových operací (WMS – Warehouse Management System). Standardní způsob práce postavený na předávání instrukcí na papíře (paper based system) má svoje limity a novým technologiím nestačí. V čem je rozdíl? Stačí vybavit skladníka přenosným malým počítačem, který umí číst čárové kódy (Radio Frequency terminal), a je bezdrátově napojen na centrální počítač s WMS systémem. Pak je každý skladník dálkově řízen a zpětně kontrolován v reálném čase. Všechny informace, které potřebuje, má po ruce v RF terminálu, a nemůže udělat chybu. Jak říká manažer skladu, „dříve měl skladník pomocníka v papíru a tužce, dnes má terminál pomocníka ve skladníkovi”. Dvojice terminál se skladníkem pak zvládne komplikované procesy naprosto jednoduše. Například jeden z kritických procesů vychystání zakázky tzv. picking-process, může vypadat takto. Vše začíná tvorbou pick-listů rozdělených do skupin podle typu vozíku, který bude použit k vychystání (retrac – regálové lokace nebo paletový vozík – pozemní lokace). Při vychystávání systém automaticky navádí skladníka tím, že na terminálu postupně zobrazuje skladové umístění s požadovaným zbožím. Navíc skladníka vede po optimální trase a zabezpečuje dodržení zadané strategie (FIFO, FEFO,…). Není výjimkou požadavek na vychystání zboží pouze s určitou šarží se specifi ckými vlastnostmi, nebo zboží s daným datem příjmu. Je jedno kolik omezení musí systém respektovat, skladník nad ničím nepřemýšlí. Pouze vychystá zboží z nabídnuté lokace a načte čárový kód. Systém za něj zkontroluje správnost. Jakmile jsou vychystávací umístění (picking location) vyprázdněny, systém zajistí jejich doplnění. Navede skladníka, odkud kam má přemístit jaké zboží (replenishment), aby bylo umístění připraveno pro další vychystání. Je jen otázka nastavení, jak a kde se kontroluje správnost a kompletnost zakázky. V některých případech se obdobně zabezpečuje i 100% kontrola naložení zboží do auta. Nejvhodnější je ten systém, který je maximálně otevřený a fl exibilní v nastavení tak, aby v budoucnu mohly být nastavovány nové procesy nebo stávající upravovány. I zde platí požadavek na neustálý rozvoj a systém nesmí rozvoji bránit.

V neustálém spojení se zákazníkem

I zákazníci potřebují fungovat efektivně za minimální náklady. Co jim dalšího může logistický poskytovatel nabídnout pro jejich efektivní fungování?

Integraci mezi interními systémy 3PL poskytovatelů a systémy zákazníka

V současnosti se ukazuje, že automatické propojení 3PL poskytovatele se zákazníkem je nutností. Jedná se o schopnost napojení interního systému (WMS, TMS -Transport Management System) na podnikový informační systém zákazníka (ERP systém). Automaticky se předávají informace o nákupních objednávkách, zakázkách, avíza o příjmu nebo zpětné potvrzení jejich správného přijetí. Na základě této integrace mezi systémem poskytovatele a zákazníka se eliminují chyby, které vznikají ručním přepisováním dat do systémů. Snižují se náklady, a co je důležité, zvyšuje se jistota pro zákazníka, že budou provedeny všechny služby, na kterých se s logistickým poskytovatelem ve smlouvě dohodli.

Viditelnost stavu zakázek a zásob zákazníka

Zákazník se potřebuje v jakémkoli stavu své zakázky podívat na její rozpracovanost. Jsou mu pravidelně posílány informace o manipulaci, přípravě a vychystávání jeho zboží. Jinou variantu pro automatické odesílání informací o pohybech se zbožím představuje zobrazení na internetu přes webové rozhraní. Sdílejí se informace o stavu zakázky, stavu zásob, historie příjmů a výdajů. Kromě aktuálních informací o stavu zakázky vyžaduje zákazník aktuální informaci o stavu a pohybech skladu (inventory report) přijímanou elektronických způsobem.

Přesná fakturace poskytovaných služeb

Zákazník chce platit pouze za skutečně provedené služby, což pro poskytovatele služeb znamená, že musí být schopen jednoznačně prokázat činnosti, které pro daného zákazníka za dané období uskutečnil. Aby věděl, jaké služby pro zákazníka provedl, potřebuje mít logistický poskytovatel k dispozici detailní historii všech skladových operací. I s těmito otázkami pomáhá WMS systém. Navíc systém umožňuje poskytnout informace v jakékoliv podobě (elektronické nebo papírové) a dokonce
v jakékoliv sestavě, vždy podle smluvních podmínek s daným zákazníkem.

Kvalitním WM systém = noví zákazníci

Z výše uvedeného je patrné, že ten, kdo se chce dostat mezi vyvolené poskytovatele 3PL, musí přemýšlet o WMS systémech a o způsobu propojení se zákazníkem. Na závěr lze shrnout výhody a přínosy použití WMS systému v těchto bodech:

  • Efektivní systémové řízení skladu.
  • Zajištění obousměrné elektronické komunikace se zákazníky.
  • Vysoká přehlednost a přesnost stavu skladu, a s tím spojené zkrácení času na dohledání různého zboží.
  • Utilizace skladu – zavedení chaotického skladu v rámci jednoho zákazníka, které vede k lepšímu využití skladových prostor.
  • Rychlá reakce na požadavky zákazníků, kteří komunikují s poskytovatelem služeb v elektronickém formátu.
  • Získávání nových zákazníků – poskytovatel je schopen obsluhovat více zákazníku.
  • Eliminace ztráty zákazníka z důvodů nevyhovění jeho požadavkům spojených se špatným řízením skladu.
  • Odstranění chyb způsobených ručním přepisováním údajů.
  • Snížení mzdových nákladů a nákladů, které souvisejí s nesprávností nebo se zpožděnou dodávkou k zákazníkovi.
  • Možnost měření efektivity pracovníků v průběhu pracovní doby.
  • Automatická výměna dat mezi oběma stranami.
  • Přesná fakturace poskytovaných služeb.