Ideální podnikový informační systém z pohledu finančního ředitele

Logistika a výroba ventilů se systémem DCI
23.6.2009
RFID Competence Center – RFID v praxi
18.8.2009

Při jednoduchém pohledu na podnikové informační systémy zjistíme, že dnes neexistuje firma, která by nevyužívala informační systém v oblasti financí. Jaké jsou nejčastější požadavky finančních manažerů na podnikový informační systém napoví následující článek.

Podívejme se na to realisticky. Na otázku: „Řídíte ve firmě finanční toky?” Odpoví každý finanční ředitel: „Ano, samozřejmě.” „Plánujete cash-flow?” „Ano, bez toho bychom nemohli existovat.” „Analyzujete současný stav a zdůvodňujete odchylky od plánu?”

„Pokud bych to nedělal, tak už bych tady nebyl.” Proč, když všichni odpovídají neustále „ano”, jsou mezi firmami v oblasti finančního řízení takové propastné rozdíly? Může to být pouze v lidech? Pod závalem počítačů můžeme tento úsudek zmírnit do podoby „dělá to pouze tak kvalitně, jak mu to dovoluje podnikový informační systém”. S touto výzvou odkrýt rozdíly v různých přístupech k finančnímu řízení jsem oslovil řadu finančních ředitelů. Vždy jsem začal s méně kontroverzní otázkou. „Jak si finanční ředitel představuje ideální informační systém”. Při jednoduchém pohledu na podnikové informační systémy zjistíme, že dnes neexistuje firma, která by nevyužívala IS (informační systém) v oblasti financí. Pokud je to takto samozřejmé, mohou být mezi jednotlivými IS takové rozdíly? A když ano, kde? Kupodivu v účtování dokladů do hlavní knihy, evidenci faktur, v pokladně, majetku, atd. zásadní rozdíly odlišující ideální IS nenajdeme. Nebo alespoň ne na první pohled. A první pohled zde znamená úroveň, na kterou se standardně dostanete při výběrovém řízení. Zkrátka, nezaregistrujete takové rozdíly, abyste dokázali obhájit rozdíly v ceně jednotlivých IS. Pokud jsme při rozhovorech zabrousili do této oblasti, odpověď byla vždy stručná. „Je to nutná podmínka, a to co bych doplnil, IS by měl navíc zabránit evidenčním chybám”. V „základu” rozdíly nehledejme. Tam, kde to ale vře, je oblast řízení a plánování finančních toků.

Cash is king, zejména dnes pociťujeme sílu tohoto rčení

Předně každý manažer očekává informace. Přesné informace. Přesné, aktuální a srozumitelné informace, tzn. dostatečně agregované. Ale nejenom agregované, ale potřebuje i nejjemnější detail. A otázka zní: „V jaké formě je poskytnout? A jaké informace mají zejména na mysli?” V první řadě chtějí naplánovat a uřídit cash-flow. Přesně v duchu hesla Cash is king. Pro naplánování je tedy ideální podoba výkazu Cash-Flow s čísly, které ukazují vývoj hotovosti v budoucnosti. Dále by chtěli předpovídat výkonnost a požadují i výsledovku v budoucí formě. Z těchto požadavků plyne, že nestačí na základě zákaznických požadavků naplánovat výrobu a nákup, ale že je žádoucí umět tyto výhledy překlopit až do finanční podoby. Tento závěr není nikterak překvapující. Úkolem manažerů je uřídit tok peněz, naplánovat budoucí vývoj a sledovat a vyhodnocovat odchylky současnosti od původního plánu. Na rozdíl od ostatních manažerů se finanční dívají na celou firmu a všechny činnosti mají přepočteny do jediné měrné jednotky, peněz. Díky této vlastnosti integrují celou firmu a mají schopnost přinést informace pro zásadní rozhodnutí. Největší rozdíl, v čem se jednotlivé firmy liší, posléze i jejich podnikové IS, je přesnost, podrobnost a jednoduchost tvorby těchto výhledů. Obrovské rozdíly jsou v možnostech vyhodnocování na principu analýzy ziskovosti zakázek. A oblast, co se stane když, What-If analýzy, je neoraná. Existují i firmy, kde finanční obdrží plán nákladů od logistiky v podobě dvou čísel. S tím se těžko cokoliv simuluje.

Nejčastější požadavky finančních manažerů na podnikový informační systém:

  • Požadují integrovaný IS, aby se mohli spolehnout na získané informace.
  • Chtějí přesné a aktuální informace v přehledné podobě, a to agregovaně i detailně.
  • Předpokládají, že IS zabraní chybám při vkládání dat, křížové kontroly napříč celým IS.
  • Chtějí analyzovat skutečnost a propadnout se až na jednotlivé zakázky a nákladové položky.
  • Potřebují detailní podklady pro předpovídání budoucnosti a sestavování finančního plánu.
  • Chtějí umět porovnat plán se skutečností a vysvětlit odchylky od plánu.
  • Chtějí simulovat budoucnost a vybírat z několika variant.
  • I zpětně chtějí odpovědět na otázku, co by se stalo, kdyby se minulost změnila.
  • Chtějí umět prokázat, že aplikované změny měly požadovaný dopad.
  • Chtějí se vyvíjet a i jejich reporting se tím pádem musí vyvíjet.
  • Musí interpretovat výsledky ve více měnách.
  • Hodnocení potřebují provádět dle více standardů, podle českých zákonů, IFRS(InternationalFinancialReportingStandard), GAAP (GenerallyAcceptedAccountingPrinciples).

Až budete vybírat ideální IS

Doporučení většiny oslovených manažerů zní:

  • Zaměřte se na dostupnost informací, jak pohodlné, jak přehledné, a jak konfigurovatelné informace získáte.
  • Projděte si detailně standardní výstupy z IS.
  • Prověřte si zkušenost implementační firmy, pouze ten, kdo sám musel a dělal, Vám bude partnerem.
  • Nechte si ukázat, jak jednoduše budou prováděny změny reportů, protože i Vy se budete chtít rozvíjet.
  • A to, co platí pro tato doporučení, vždy jděte „až na kost”.