Implementace není implantace

AIMagazine 3
1.1.2004
AIMagazine 4
1.10.2004

Pro podniky, které jsou součástí rozvětveného automobilového dodavatelského řetězce, je podnikání v tomto oboru nikdy nekončící výzvou. Konkurence je zde tak velká, jako snad v žádném jiném výrobním odvětví. Být úspěšný v automobilovém průmyslu neznamená jen umět vyrobit kvalitní produkt, ale současně také být schopen dodat svůj výrobek podle potřeb zákazníka.

Správný díl, ve správném množství, v čase jeho skutečné potřeby a to všechno natolik efektivně, aby byla udržena ziskovost v prostředí, kde se marže počítají na jednotky procent.

Umět elektronicky komunikovat s odběrateli, vyrovnat se s jejich specifickými požadavky na způsob dodávek, značení i balení, převzít zodpovědnost za řízení vlastní dodavatelské komunity, udržovat minimální stavy zásob, být schopen rychle reagovat na aktuální požadavky trhu a přitom všem pracovat na neustálém zlepšování kvality procesů i produktů – to je jen část požadavků, se kterými se podniky v automobilovém průmyslu musejí umět vyrovnat.

Většina podniků hledá pomoc pro zvládnutí těchto požadavků v podnikových informačních systémech. Moderní tzv. ERP (Enterprise Resource Planning) systémy jsou skutečně základním stavebním prvkem podnikové IT infrastruktury, nicméně ani ony nejsou zdaleka všemocné, a navíc je s nimi spojeno množství mýtů a předsudků. V tomto článku se pokusíme alespoň zčásti odkrýt některé z nich.

Nejlepší řešení neexistuje

Možná to znáte z vlastní zkušenosti. Vedení podniku se rozhodne dát zelenou výběru nového ERP systému. Oslovíte tedy známá jména na trhu a brzy vám leží na stole lákavé nabídky. “Náš komplexní systém umí vše, co vaše firma potřebuje,” píše se v nich téměř unisono. “Není potřeba žádných rozhraní, vše spolu funguje a spolupracuje. Vyškolíme uživatele během několika týdnů a po přechodu na ostrý provoz bude celý systém fungovat. Pomocí modulu pro tvorbu reportů vytvoříme sestavy podle vašeho přání, abyste měli vždy dokonalý přehled o dění v podniku.” Smutnou pravdou ovšem je, že cesta k cíli (rozuměj: výběru vhodného řešení a úspěšné implementaci) bohužel není takto přímočará ani jednoduchá.

Komplexy stranou

Prvním z mýtů, který často formuje rozhodovací procesy při výběru podnikového informačního systému, je to, že nejlepší volbou je takzvaný komplexní systém. Komplexním systémem se rozumí řešení od jednoho výrobce, robustní ERP systém s maximem funkčnosti. Nespornou výhodou takové volby je, že zákazník vstupuje do smluvního vztahu s jediným dodavatelem. Na druhou stranu často očekávaná přednost, tedy to, že si kupuji funkčně “vyladěné řešení pro můj procesní model” se často ukazuje jako lichá. Produkty velkých globálních producentů jsou totiž navrženy jako univerzální řešení. Je snadné si představit, jak odlišné jsou požadavky dodavatele automobilového průmyslu, farmaceutické firmy, velkoobchodu anebo dodavatele energie. Velké systémy je sice možné nakonfigurovat tak, že umí lépe či hůře podpořit řadu odvětví, ale za to se platí složitostí nastavení a implementace.

Tato nastavení bývají nejsložitější právě pro funkčnosti přidané do systému později. A takovými jsou bohužel i funkce pro podporu automobilových dodavatelů. Příkladem takové funkčnosti je modul pro zpracování odvolávek. Pro automobilové dodavatele nezbytnost, pro tvůrce systémů komplikace. K většině univerzálních systémů byl připojen dodatečně, nad rámec základního funkčního schématu.

Spirála požadavků

Dalším mýtem je, že po přechodu na ostrý provoz bude vše ideálně fungovat podle analýzy sepsané na samém začátku projektu. Ve skutečnosti teprve během implementace uživatelé skutečně systém poznávají do hloubky a objevují lepší varianty jeho fungování. Někdy teprve po dokončení jednoho kroku implementace a po nějaké době provozu je zákazník schopen dobře definovat své požadavky na krok další. Implementace vedle toho generuje požadavky na změnu některých již zaběhnutých firemních procesů. Zákazník brzy zjistí, že funkční informační systém není jen věcí samotného software. Ten totiž tvoří jen zhruba jednu třetinu výsledné implementace. Další dvě neoddělitelné části projektu spočívají v dobře fungujících a správně řízených procesech, a hlavně v “know-how” uživatelů. Proniknout do tajů ovládání systému bývá také dost komplikovaný proces, který vyžaduje čas a soustředění.

Kvalita versus čas

Zákazníci přitom většinou trvají na co nejkratší době implementace. Jednak “urgentně” potřebují systém využívat co nejdříve, ale také si od kratší implementace slibují úspory nákladů na projekt. Ne vždy si ale uvědomují, že čas a kvalita jsou dvě spojené nádoby. Doba implementace je velmi závislá na znalostech lidí. Pokud nemají již na začátku zažité procesy, které má informační systém podporovat, není vyjímkou, že výsledná podoba systému neodpovídá skutečným potřebám uživatelů a po čase je třeba systém reimplementovat.

Uvedené skutečnosti způsobují, že implementace obvykle končí kompromisy, které mají za následek nespokojenost s dodaným řešením. Počáteční vize o dokonalém systému brzy berou za své. V denním provozu jsou lidé vytíženi svými hlavními pracovními povinnosti a není příliš času na řešení příčin nesrovnalostí v systému, který by jim naopak měl práci ulehčovat. U zákazníků v automobilovém průmyslu je obvykle výsledný stav takový, že finance fungují vcelku dobře, logistika používá možnosti systému jen částečně, přičemž důležité činnosti se dělají mimo ERP. Mnoho reportů se tvoří transformací dat přes excelovské tabulky s velkým rizikem chyb. Výroba nepoužívá systém vůbec.

Neúspěšná implementace může mít i tyto projevy:

Výroba: systém nejenže neumí plánovat výrobu, ale dokonce ani neposkytuje podporu pro zaznamenání a sdílení plánu vytvořeného člověkem. Výrobu je tedy třeba i nadále plánovat v Excelu.

Plánování: plánování materiálu nefunguje. Plánovací funkce systému jsou sice v pořádku, ale vyžadují přesné stavy zásob, přesné kusovníky, pořádek v nákupních a prodejních objednávkách nebo odvolávkách.

Logistika: není možné se spolehnout na údaje o stavu zásob, systém nedokáže ověřit, zda je pro výrobní plán dostatek materiálu – nevaruje, že materiál pro výrobu dochází. Chybí podpora FIFO a sledovatelnosti.

Komunikace: systém podporuje příjem EDI zpráv ve standardních formátech. Ale každý odběratel má definován svůj standard. Navíc reálně zasílané zprávy se od specifikace dodané odběratelem liší. Stejně rozličné jsou požadavky odběratelů na dodací listy, značení palet a zasílané EDI zprávy. Standard obsažený v systému se liší od požadavků odběratele, ale je velice obtížné systém těmto požadavkům přizpůsobit.

Zmírnění rizik

Rizika implementace ERP systému sice nelze nikdy beze zbytku vyloučit, ale je možné je alespoň minimalizovat. Jak už bylo řečeno, úspěšná implementace je silně závislá na znalostech a motivaci lidí. A to jak na straně zákazníka, tak i dodavatele. Za klíčové procesy v podnicích zodpovídají odborníci, kteří dokáží své znalosti aplikovat i při návrhu fungování informačního systému. V zájmu zaměstnavatele by mělo být takové lidi podporovat a udržet si je. Na druhé straně by si měl zákazník velmi pečivě vybírat firmu, kterou pověří implementací systému. Pokud konzultanti znají detailně svůj software, ale nemají zkušenosti s tím, jak funguje automobilový průmysl, nelze očekávat, že budou zárukou úspěšné implementace.

Není výjimkou, že podnik, který není spokojen se svým stávajícím informačním systémem, hledá spásu v jiném softwarovém produktu. Zkušenost však ukazuje, že jen zřídka takový krok dokáže řešit zákazníkovy problémy. Chronické nedostatky informačních systémů v automobilovém průmyslu jsou z velké části řešeny funkčnostmi, které jsou pro ERP „okrajové”, přidané do systému dodatečně. Jejich využití je možné teprve po zprovoznění a správném nastavení řady „základních modulů”. Zákazník, který se rozhodne řešit své problémy výměnou systému, musí bezpodmínečně jako první naimplementovat základní funkčnosti systému. Je tedy nutné znovu věnovat čas a energii implementaci procesů, které fungovaly v původním systému dobře, a to je plýtvání – časem i penězi.

Specializované řešení

Ukazuje se, že integrací specializovaných řešení spolu s funkčním jádrem ERP systému se dosahují rychlejší a lepší výsledky než zdlouhavou implementací nového ERP systému, který stejně nezaručuje radikální změnu k lepšímu. Obavy z rizik propojování více systémů jsou vyváženy několika výhodami. Systém je více šitý na míru konkrétnímu fungování. Nastavení je jednodušší a hlavně v sobě má vtěleny zkušenosti z fungování ostatních podniků automobilového průmyslu. Do určité míry i pomáhá zavádět procesy ve firmě správným způsobem.

Konkrétně to znamená, že např. pro podporu FIFO, sledovatelnosti a nebo kanbanového řízení je možné jednoduše převzít způsob fungování, který systém nabízí a který je ověřen v jiných firmách s podobnými požadavky. Zvláště pro firmy vznikající na zelené louce je takové know-how přínosem.

Specializované řešení, jakým je například systém DCI+ ve spojení s ERP systémy (SAP, SSA BPCS, SSA MAX+, MFG/Pro a další), umožní vyřešení požadavků bez zbytečného balastu – štíhlým způsobem. A to je přesně to, co firmy v automobilovém průmyslu potřebují.